Ploegenarbeid: heeft de bis-variant een jaar later zijn beloftes waargemaakt?

Met bijna 20.000 begunstigde bedrijven en een federaal budget van bijna 2 miljard euro is de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor ploegen- en nachtarbeid een belangrijk fiscaal instrument. In het verleden leidde een gebrek aan juridische duidelijkheid over deze maatregel echter tot uiteenlopende interpretaties van de wetgeving, zowel door fiscale inspecteurs als door werkgevers. Om deze onzekerheden weg te nemen, voerde de ministerraad op 20 maart 2024 een tijdelijke regeling in: de bis-variant voor ploegenarbeid.

Heeft deze aanpassing de situatie verduidelijkt? Twaalf maanden na de uitvinding van de bis-variant deelt Bernard Bauwens, Director Consulting bij Fiabilis Consulting Group, zijn praktijkervaringen.

Een noodzakelijke verandering door de financiële impact

De vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid werd begin jaren 2000 ingevoerd om de extra kosten van ploegenarbeid te compenseren en zo onze concurrentiepositie op de Europese markt te versterken. Voor grote Belgische industrieën loopt dit voordeel jaarlijks op tot miljoenen euro’s, waardoor elke vorm van juridische onzekerheid grote financiële risico’s met zich meebrengt.

Bernard Bauwens legt uit: “Een van de meest betwiste punten was het criteria van ‘dezelfde omvang’, een cruciale voorwaarde om in aanmerking te komen voor de vrijstelling. De ploegen moeten hetzelfde werk doen qua inhoud en qua omvang. Maar hoe zit het met fabrieken met piekmomenten? Met onderhoudsperiodes? Wat is het aanvaardbare verschil in ploegengrootte? Dit waren de vragen die jarenlang voor discussies zorgden tussen inspecteurs en werkgevers, totdat de bis-variant werd ingevoerd.”

De bis-variant: een nieuw evenwicht?

Deze juridische verduidelijking introduceert een proportionaliteitsprincipe, waarbij bedrijven kunnen kiezen voor het oorspronkelijke regime of voor een vrijstelling die wordt aangepast op basis van de werkelijke ploegomvang. Dit maakt de regeling eerlijker, maar brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee.

“In werkelijkheid werken bedrijven zelden met ploegen die exact even groot zijn in de ochtend- en namiddagshift. Het gevolg? De meeste ondernemingen zullen moeten overschakelen naar de bis-variant,” legt Bernard Bauwens uit.

Maar de praktische toepassing ervan is verre van eenvoudig. Om aan de nieuwe eisen te voldoen, moeten bedrijven dagelijks de omvang van hun ploegen kunnen verantwoorden en berekenen op basis van nauwkeurige data. “Een moeilijke en tijdrovende opdracht voor HR en onmogelijk voor de sociale secretariaten, die niet gemachtigd zijn om deze berekeningen uit te voeren. Zij beschikken niet over alle benodigde gegevens. De werkgever blijft verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste informatie, zodat de lonen en de bijbehorende voordelen correct kunnen worden berekend. Dit betekent het identificeren van verschillende ploegen, het in kaart brengen van last-minute afwezigheden, het verwerken van grote hoeveelheden data en, vooral, het correct berekenen van het verschil in ploegenomvang… Een monnikenwerk.”

Versterkte fiscale controles: geen ruimte meer voor fouten

Hoewel de bis-variant enkele grijze zones heeft weggenomen, heeft het ook een verschuiving in de fiscale controles teweeggebracht. Inspecteurs beschikken nu over een duidelijk kader om de omvang van ploegen te controleren. Uit een parlementaire vraag van 2023 bleek dat meer dan 70% van de gecontroleerde grote bedrijven hun vrijstelling gedeeltelijk gerectificeerd zagen. En deze trend zet zich voort. De overheid wil bedrijven ondersteunen, maar binnen een correct en eerlijk kader.
Bernard Bauwens illustreert deze realiteit: “Eind 2024 eiste een inspecteur de volledige terugbetaling van een jaarlijkse vrijstelling van bijna 5 miljoen euro, vermeerderd met een boete van 10%. Fiabilis herberekende de vrijstelling volgens de bis-variant.Hierdoor kon het bedrijf het grootste deel van het bedrag van de oorspronkelijke aangevraagde vrijstelling behouden. De controles nemen toe en de inspecteurs zijn beter opgeleid. Maar door de vrijstelling correct en proportioneel te onderbouwen, kunnen bedrijven vol vertrouwen genieten van het deel van de vrijstelling waarop ze recht hebben.”

Vooruitdenken en zekerheid bieden

Volgens Bernard Bauwens“voldoet de bis-variant aan de verwachtingen. Het verduidelijkt het begrip ‘omvang’ en stelt de overheid in staat bedrijven proportioneel te ondersteunen bij hun extra kosten. Het zou dan ook wenselijk zijn dat deze bis-variant de norm wordt en dat de toepassingsperiode verder wordt uitgebreid na 2026.” »

Toch is bewustmaking bij bedrijven essentieel. “Vooruitdenken is cruciaal. Door zich te laten begeleiden door de juiste partners, zorgen werkgevers voor een correcte toepassing van de vrijstelling en vermijden ze onaangename verrassingen bij een controle” benadrukt Bernard Bauwens.

Grâce à son expertise, Fiabilis Consulting Group accompagne les entreprises pour garantir une application sécurisée et optimale de la dispense. Haar rol? Optreden als brug tussen werkgevers en de fiscale administratie, door nauwgezette opvolging, het verzamelen van bewijsmateriaal en het aanbieden van oplossingen die inspelen op wettelijke veranderingen.