FAQ – Ontdek het antwoord op uw vraag

Welke soorten structuren komen het meest in aanmerking voor de diensten van Fiabilis?

Vooral bedrijven actief in de industrie en de bouw, de sectoren waar de concurrentie het sterkst is en waarvoor de staat de meeste steunmaatregelen heeft ontwikkeld : voor bijvoorbeeld nachtarbeid, ploegenarbeid, werken in onroerende staat, of onderzoek en ontwikkeling.

Aan welke soorten maatregelen werken jullie?

Fiabilis waarborgt en optimaliseert de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing: ploegarbeid, nachtwerk, onderzoekers, onroerende staat. Elk sociaal of fiscaal voordeel dat u helpt om uw personeelskosten beter te beheersen, kan worden ingevoerd. Wij begeleiden ook bedrijven bij een fiscale controle.

Welke profielen maken deel uit van het Fiabilis-consultantenteam?

Een multidisciplinair team van payroll-experts, juristen en analytische consultants begeleidt elk project.

Welke personen moeten bij het project worden betrokken?

De analyse van de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing is een specifieke HR-thema, daarom wordt aangeraden een HR-profiel in te schakelen, zoals een HR-directeur of een Payroll Manager. Aangezien de optimalisatie een directe financiële impact kan hebben (herstel van budget, waarborging van de cashflow), is de aanwezigheid van de financieel verantwoordelijke ook van belang. Afhankelijk van de beschikbaarheid kan een gesprek met de algemene directie ook worden overwogen.

Welke documenten zijn nodig voor de analyse?

De analyse is gebaseerd op verschillende soorten documenten die verband houden met personeelsbeheer en loonadministratie, waaronder:

Tijdregistraties: essentieel om de arbeidsorganisatie te begrijpen.
Loonfiches: om de bijdragen te analyseren en eventuele optimalisaties te identificeren.
Arbeidsreglement: om premies en andere voordelen onder de loep te nemen
Collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s): om rekening te houden met de sectorale specificiteiten.

Andere documenten kunnen vereist zijn, afhankelijk van de specifieke situatie van het bedrijf en de geanalyseerde thema’s.

Wat zal uw bijdrage aan het project zijn?

De eerste stap is het verzamelen van de belangrijkste documenten. Hoe sneller de klant ons de benodigde informatie bezorgt, hoe sneller we de analyse kunnen starten. Aangezien we de lijst met aan te leveren documenten al vóór de ondertekening van het contract opsturen, kan de klant zich hierop voorbereiden. Dit zorgt ervoor dat iedereen later tijd wint. Het verzenden van de documenten is de enige taak die intern enige betrokkenheid vereist. Het gaat om standaarddocumenten, dus de HR-afdeling weet meestal meteen waar ze deze kunnen vinden.

Hoe lang duurt een analyse over het algemeen?

De duur van de analyse hangt af van de behandelde onderwerpen, de specifieke situatie bij de klant (bijvoorbeeld het aantal werknemers) en het volume van de gegevens die moeten worden verwerkt. Zodra de benodigde informatie is verzameld, kunnen we de analyse snel starten. Over het algemeen kan ook het bestandsformaat (PDF, Excel, enz.) invloed hebben op de verwerkingstijd. De duur van de analyse hangt bovendien af van de vraag of het om een eerste analyse gaat of niet. Stelt ons gerust uw vraag – we geven graag een antwoord op maat van uw situatie.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

De gegevens worden opgeslagen op een beveiligde server. We zijn ISO 27001 en 27701 gecertificeerd, wat betekent dat uw gegevens veilig zijn bij Fiabilis. Bovendien worden we, op deze ISO-certificatie jaarlijks geauditeerd.

Wat gebeurt er als we een fiscale controle hebben?

De begeleiding van Fiabilis eindigt niet bij het overhandigen van het rapport. In geval van een belastingcontrole staan onze experts klaar om u te adviseren en bij elke stap te ondersteunen.

Wat zijn de kansen voor uw klanten om een extra vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing terug te krijgen?

Het is moeilijk om een bedrag vast te stellen vóór de analyse. De gesprekken stellen echter in staat om de relevante onderwerpen te identificeren en de potentiële besparingen of risico’s die moeten worden voorzien, te evalueren. De complexiteit van het beheer van de vrijstelling rechtvaardigt volledig de tussenkomst van experts zoals Fiabilis.

Wat gebeurt er tijdens de presentatie van het rapport?

Fiabilis werkt volgens het principe “GO / NO GO”. De resultaten worden grondig geëvalueerd: vastgestelde besparingen en risicogebieden. Na deze presentatie ontvangt het bedrijf een gedetailleerd verslag en beslist het zelf welke acties ondernomen worden. Kiest het bedrijf voor een “GO”, dan neemt Fiabilis alle verdere stappen voor zijn rekening.

Wat is de positie van de FOD Financiën met betrekking tot de vrijstelling?

Met de noodzaak om de staatsschuld te verlagen, versterkt de FOD Financiën haar controles om te strijden tegen praktijken die voortkomen uit verschillende interpretaties van de wetgeving. Sinds de mini-tax shift van 2022 en de bis-variant van 2024 zijn de regels verduidelijkt en wordt er software voor opvolging gebruikt door de inspecteurs. Na een sensibilisatiefase zijn de controles nu versterkt. Aangezien zelfevaluatie complex blijft, is het inschakelen van experts zoals Fiabilis een garantie voor goed bestuur en vergemakkelijkt het de communicatie met de administratie.

Wanneer moet men de stappen ondernemen?

Hoe eerder, hoe beter. Het is altijd beter om te anticiperen dan om uw sociale en fiscale voordelen in allerijl te beheren tijdens een belastingcontrole. Bovendien vertegenwoordigt elk verstreken jaar verloren financiering. Aangezien de HR-teams al sterk belast zijn, maakt het uitbesteden van de analyse aan Fiabilis het proces eenvoudiger zonder extra last. U krijgt een duidelijk overzicht van uw financiën op deze thema’s, wat een troef is voor uw managementstrategie.

Waarom samenwerken met Fiabilis in plaats van met een andere partner?

Profiteer van diepgaande expertise, zowel technisch, juridisch als operationeel, in een nichethema dat al meer dan 10 jaar door onze experts wordt beoefend. De samenstelling van uw teams wordt zorgvuldig geanalyseerd, dag per dag, werknemer per werknemer.
Bespaar tijd en kosten die u kunt herinvesteren in projecten die voor u belangrijk zijn.
Houd uw gegevens veilig dankzij onze ISO 27001- en 27701-certificeringen.
Wees voorbereid op wetswijzigingen en versterk de veiligheid van uw HR-processen.
Benader uw volgende belastingcontrole met gemoedsrust. Fiabilis, in zijn rol als facilitator, begeleidt u verder dan de analyse. Uw dossier wordt verdedigd bij de inspecteur. Uw belangen worden gewaarborgd en verdedigd.

Andere vragen?

Onze experts staan klaar om ze te beantwoorden.